Usuários do Microsoft Office têm como opção o Outlook para gerenciar seus e-mails, contatos e calendários. Mais do que um simples aplicativo para enviar e receber mensagens, o Outlook possui recursos interessantes para organizar a sua vida e automatizar tarefas a partir de configurações e ferramentas que são simples de usar. Conheça algumas funções e aprenda truques do Outlook.

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1) Use regras para facilitar a sua vida

Regras são filtros automáticos que encaminham e-mails com termos e palavras específicas para pastas de forma automática, impedindo que a caixa de entrada fique sempre lotada com e-mails de rotina. Você pode criar uma regra para encaminhar todos os e-mails que recebe de familiares para a pasta Família, comprovantes bancários para uma pasta de finanças com "nome do banco" e assim por diante.

Para criar regras, você deve clicar no botão “Regras”, presente na aba “Página Inicial” do Outlook. Escolha “Gerenciar Regras e Alertas” e, por fim, “Nova Regra”.

O Outlook oferecerá um passo a passo para definir as regras. Dependendo da necessidade, o ideal é escolher as opções “Iniciar com base em uma regra em branco”, que permite o controle de diversos critérios, como origem do e-mail, assunto e conteúdo da mensagem, para automatizar a organização.

2) Acelere com as Etapas Rápidas

A ideia das Etapas Rápidas é funcionar como um tipo de regra que você pode acionar apenas quando desejar. É possível usar as Etapas Rápidas para mover e-mails, emitir respostas automáticas, marcar e-mails como lidos e encaminhar mensagens a outros contatos e etc. Para configurar Etapas Rápidas, clique na opção “Criar”, disponível no campo reservado para esse recurso dentro da aba “Página Inicial”.

Outra opção é usar as Etapas Rápidas mais comuns, que já são pré-configuradas no Outlook. Na imagem abaixo, foi criada uma Etapa Rápida para mover e-mails para a pasta TechTudo. Para isso, basta usar o atalho CTRL+SHIFT+8.

3) Crie assinaturas no Outlook

Assinar seus e-mails é importante. No Outlook, você pode criar assinaturas para suas mensagens, com versões mais comportadas para enviar e-mails profissionais, e outras mais pessoais. Quem usa mais de uma conta de e-mail no Outlook pode criar uma assinatura específica para cada uma delas.

Para criar sua assinatura, você deve clicar em “Arquivo”, em seguida em “Opções”, “Email” e em “Assinaturas”. 

4) Compartilhe o seu calendário

O Outlook é mais do que um simples aplicativo para enviar e receber e-mails. O software